職場で使えるタスク管理術
働き方改革に関する話題が多い中、組織全体のシステムはもちろん、個人のタスク管理も注目されています。
個人でも業務効率化を意識し、より良く、より効率的にタスクをこなす必要があります。
そこで今回は、たくさんのタスクを3段階で簡単に整理する方法を具体的にお伝えします。
①やるべきタスクを全て書き出しましょう
メモ帳でもデジタルツールでも構いませんのでまずタスクを書き出しましょう。
②緊急度を縦軸、重要度を横軸にして整理して優先順位をつけましょう
頭の中で振り分けるだけでも良いと思います。
重要度は、相手、金額など複雑な要素が絡み合いますが、緊急度については比較的簡単に整理できるのではないでしょうか。
③書き出したタスクに優先順位を付けます
緊急度、重要度共に高いものには★マーク。重要度が高く緊急度が低いタスクには○。緊急度だけが高いタスクには△などの決まりを作り、先頭にマークを付けましょう。
以上を実行し、優先度、緊急度が高い順にタスクを終わらせましょう。
メールはすぐにチェックし、振り分けましょう
こまかいとはいえ、優先順位通りにタスクに取り組んでいても、突然新しいタスクが舞い込んでくることは少なくありません。。
こういった「想定外」への対処方法のひとつは、優先度に関わらず短時間で完了するタスクをピックアップしておくことです。
そうすれば重要度の高いタスクのスキマ時間に、それらのタスクを完了させて時間を効率的に使うことができます。
そのためメールは受信したらすぐにチェックし、内容を見て、対処を判断した方が良さそうです。数分で片付けることができそうなタスクはすぐにとりかかるのも悪くありません。
終わったタスクは消しましょう
余談ですが、達成感があるので終わったら消すことをおすすめします。
またその日のタスクが完了したらリストを見返し、残ったタスクを次の日用の紙に書き写します。
これをやらないと、やり残したタスクをうっかりやらないまま放置…なんてことになりかねます。
